Seminare ganz einfach organisieren

Das neue Werkzeug macht die Seminarplanung in Fobys zum Selbstläufer. - Bild: Auctores/mego-studio/AdobeStock

Komplexe Excel-Tabellen, endlose E-Mail-Ketten und zeitraubende Abstimmungen mit Referenten und Veranstaltungsorten: Ein Seminar zu planen kann ganz schön anstrengend sein. Der administrative Aufwand ist enorm, und trotz aller Bemühungen schleichen sich immer wieder Fehler ein.

Das Auctores-Seminarplanungstool löst diese Herausforderungen: Veranstaltungen planen sich damit einfach – unter Berücksichtigung von Kosten, Verfügbarkeiten von Referenten und Veranstaltungsorten. Die Seminare lassen sich mit Daten aus voreingestellten Templates einfach erstellen und nach Fertigstellung der Planung per Mausklick in das angebundene Fortbildungsmanagementsystem Fobys übernehmen.

Muss man nicht mehr mühsam jede Veranstaltung von Grund auf neu planen, spart man sich schnell drei Dinge: Zeit, Mühe und Fehler.

Technologie, die unterstützt

Das Tool wird als Software-Modul für Fobys auf Basis des brandneuen Auctores-Frameworks Infinity Base umgesetzt. Bedienen kann man das Programm in einem dedizierten Frontend auf Angular-Basis. Übersetzt für Nicht-Techniker bedeutet das vor allem Zukunftssicherheit.

Das System aus Fobys und dem Seminarplanungstool unterstützt effizient die tägliche Arbeit bei Verwaltung, Buchung und Abrechnung wie ein digitaler Assistent. Gleichzeitig bietet es eine leistungsstarke technische Plattform, in die man jederzeit individuelle Funktionen einbauen kann.

Cloudbasiert bedeutet: Das Tool ist überall verfügbar

Einer der größten Vorteile des neuen Tools ist die cloudbasierte Architektur, die Fobys-Nutzern bereits bekannt ist: Ohne aufwendige Software-Installationen oder Konfigurationen können Nutzer von überall auf die Anwendung zugreifen, Fortschritte einsehen und Daten bearbeiten.

Zu Hause, im Büro und unterwegs: Mit dem Seminarplanungstool können alle Beteiligten effizient zusammenarbeiten, ohne erst mühsam technische Hürden überwinden zu müssen.

Alles auf einen Blick mit umfangreichen Filtermöglichkeiten

Wer Seminarstatus, Kosten, Referenten und Teilnehmer gerne schnell im Blick haben möchte, dem bietet das Gesamtsystem aus Seminarplanungstool und Fobys zahlreiche Kategorisierungs- und Filtermöglichkeiten. Die Arbeit mit Fobys und dem Seminarplanungstool soll so transparent, übersichtlich und einfach wie möglich sein.

Dazu kommt eine vollständige und schnell abrufbare Dokumentation im System. Bei Bedarf hat man alle notwendigen Unterlagen sofort zur Hand. Ob Verträge, Raumpläne oder Teilnehmerlisten – alles ist zentral gespeichert und leicht zugänglich.

Nahtlose Integration durch Schnittstellen

Das System verfügt über Schnittstellen zum Import von Personendaten aus dem DATEV-Berufsorganisationsprogramm und aus dem DATEV-Kanzlei-Rechnungswesen. Zudem sind individuelle Import- und Export-Funktionen möglich. Für alle, die bereits DATEV nutzen, ist das ein entscheidender Vorteil. Die nahtlose Integration in bestehende Systeme lässt den Umstellungsaufwand nahezu verschwinden.

Außerdem lässt sich das System durch anpassbare Module beliebig ergänzen. So kann es ganz genau auf den jeweiligen Seminarbetrieb zugeschnitten werden: Denn wer schon einmal Seminare organisiert hat weiß, dass es dabei auf Flexibilität ankommt.

Einfach online buchen mit Fobys: Komfort für Ihre Kunden

Über das rund um die Uhr verfügbare Online-Buchungsportal von Fobys können Kunden einfach über ein Warenkorbsystem buchen und haben über ihren persönlichen Account Zugang zu umfangreichen Self-Services. Das entlastet nicht nur die Organisationsteams, sondern erhöht auch die Kundenzufriedenheit.

Planung, Durchführung und Abrechnung bauen auf automatisierte und standardisierte Prozesse. Alle Daten liegen an einem zentralen Ort: Das spart Zeit, ermöglicht reibungslose Abläufe in der Geschäftsstelle und verhindert die doppelten Pflege von Dokumenten. Unklarheit über die gerade gültige Version von lebenden Dokumenten gehört so der Vergangenheit an.

Das Referentenportal als nächste Ausbaustufe

Auch in Zukunft sollen die Funktionalitäten des Seminarplanungstools weiter ausgebaut werden. So soll es künftig ein eigenes Referentenportal geben: Vortragende können hier ihre Daten direkt angeben oder aktualisieren. Sie können Kontaktdaten, Skills, Themenvorschläge und bevorzugte Veranstaltungsorte hinterlegen.

Auch Informationen zu fixen und variablen Kosten sowie Anhänge wie Verträge oder Vita können sie dort unkompliziert hochladen und bearbeiten. Für Organisator*innen bedeutete das weniger Rückfragen, weniger veraltete Informationen und eine deutlich effizientere Kommunikation mit den Referenten.

Infinity Base: Die technologische Grundlage

Die Anwendung basiert auf dem Framework „Infinity Base”. In dieser Software-Architektur bündelt Auctores seine Expertise aus rund 20 Jahren Erfahrung in der Entwicklung von Business-Anwendungen. Die Kombination aus maßgeschneiderter Software und der sofortigen Verfügbarkeit von Standardlösungen führt zu Kosteneffizienz in Umsetzung und Betrieb. Im Fokus stehen höchste Sicherheitsstandards, Barrierefreiheit und Nachhaltigkeit.

Wenn auch Sie Ihre Seminarplanung optimieren und in eine effizientere Zukunft starten möchten, ist das Auctores-Seminarplanungstool die richtige Wahl. Entdecken Sie die Vorteile selbst und lassen Sie sich von unserem Expertenteam beraten.