E-Rechnung meldet Umsatzsteuer in Echtzeit

Die elektronische Rechnung wird bald verpflichtend. - Bild: Andrey Popov/Adobe Stock

Nach fast zweijährigen Verhandlungen haben sich Minister aus den EU-Mitgliedsstaaten am 5. November 2024 auf eine Reform zur digitalen Umsatzsteuermeldung und der verpflichtenden Nutzung von E-Rechnungen geeinigt. Diese Reform soll nicht nur die Steuererhebung vereinfachen, sondern vor allem Steuerbetrug effektiv bekämpfen und den digitalen Binnenmarkt stärken. Wie das funktionieren soll, lesen Sie hier.

Das zentrale Element der Reform ist die Echtzeit-Umsatzsteuermeldung über die elektronischen Rechnungen. Ab 2025 sollen Unternehmen in Deutschland ihre Rechnungen für alle B2B-Transaktionen verpflichtend in einem maschinenlesbaren Format empfangen und an die Steuerbehörden übermitteln. Damit müssen sich Unternehmen auf bestimmte Formate wie ZUGFeRD und XRechnung einstellen. Die Einhaltung dieser Standards ermöglicht es, die Verarbeitung zu automatisieren.

Außerdem will die EU eine zentrale Datenbank einrichten. Darin sollen im Zuge der Automatisierung die Transaktionsdaten der Unternehmen in Echtzeit zusammenlaufen. Die Datenbank soll helfen, verdächtige Aktivitäten schnell zu erkennen. Das Ziel: Eine Art Verkehrskontrolle für Zahlungen in Echtzeit. Verdächtiges Verhalten will die EU so einfach erfassen und kontrollieren. Steuerhinterziehern wollen die Minister das Leben damit möglichst schwer machen. Echtzeit-Meldungen über Ländergrenzen und nationale Systeme hinweg sollen bis 2030  funktionieren.

Chancen für die Plattformwirtschaft und digitalisierte Geschäftsprozesse

Besonders wichtig ist die Reform für Plattformen wie Airbnb, Uber und Lieferando, die über ihren digitalen Marktplatz Dienstleistungen wie Unterkunftsvermietung, Essenslieferungen und Fahrten abwickeln. Künftig sollen Plattformbetreiber selbst für die Erhebung und Abführung der Mehrwertsteuer verantwortlich sein, wenn die Dienstleister dieser Pflicht nicht nachkommen. Dies zielt darauf ab, die Schattenwirtschaft einzudämmen und auch kleine Anbieter, die bisher oft steuerlich unter dem Radar blieben, in das System einzubinden.

Für Unternehmen und Plattformen bietet die E-Rechnung Chancen für optimierte Geschäftsprozesse. Die Vereinheitlichung und Automatisierung der Rechnungsstellung und -verarbeitung soll die Effizienz steigern und Fehlerquellen minimieren. Der Aufwand für die Einhaltung steuerlicher Vorschriften reduziert sich, da die Daten in strukturierten, maschinenlesbaren Formaten vorliegen und in ERP- und Buchhaltungssysteme integriert werden können.

E-Rechnung als Lösung gegen Steuerbetrug

Der jährliche Verlust durch Steuerbetrug in der EU wird auf Milliardenbeträge geschätzt. Alleine durch sogenannte „Karussellgeschäfte“ – eine Form des Umsatzsteuerbetrugs über Ländergrenzen hinweg – entgehen dem Fiskus der EU-Länder nach offiziellen Schätzungen jährlich rund 50 Milliarden Euro an Steuern. Allein in Deutschland beträgt der Schaden dabei bis zu 14 Milliarden Euro. Ein erheblicher Teil dieses Betrugs resultiert aus der Möglichkeit, falsche oder fehlerhafte Angaben in den aktuellen Umsatzsteuerberichten zu machen, die oft erst Monate später geprüft werden. Das neue Echtzeitsystem wird es den Behörden ermöglichen, Transaktionen unmittelbar zu überwachen und sofort Maßnahmen zu ergreifen.

Unternehmen stehen vor der Herausforderung, ihre bestehenden Systeme an die neuen Anforderungen anzupassen. Die Einführung der E-Rechnung bedeutet, dass Rechnungen in strukturierten Formaten wie ZUGFeRD oder XRechnung erstellt und verarbeitet werden müssen, die den EU-Richtlinien entsprechen. Diese Formate ermöglichen eine fehlerfreie Übertragung und Verarbeitung der Rechnungsdaten und bieten die Grundlage für eine effizientere und automatisierte Buchhaltung.

Insbesondere kleine und mittelständische Unternehmen müssen aufpassen, dass sie die notwendigen technischen Vorkehrungen rechtzeitig treffen. Die EU sieht zwar eine Übergangsfrist bis 2027 vor, doch die Umstellung auf die E-Rechnung ist komplex und erfordert ein gewisses Maß an technischer Anpassung. Unternehmen, die frühzeitig auf E-Rechnungs-Module und -Lösungen umstellen, können nicht nur die Compliance sicherstellen, sondern auch ihre Geschäftsprozesse optimieren.

Mögliche Vorteile für Unternehmen und Umwelt

Unternehmen können Kosten einsparen, da Rechnungen auf Papier entfallen und die automatisierte Verarbeitung weniger Ressourcen erfordert. Durch die digitale Archivierung sinkt der Bürokratieaufwand und Umwelt wird weniger belastet. Druck- und Versandkosten können sich Unternehmen künftig sparen. Die schnellere Bearbeitung erhöht die Produktivität. Zudem ermöglicht die Digitalisierung eine höhere Transparenz und verbessert die Datenqualität in der Buchhaltung.

Die E-Rechnung und die damit verbundene Echtzeit-Umsatzsteuermeldung helfen, den Binnenmarkt in der EU weiter zu vernetzen und zu digitalisieren. Der Erfolg dieser Reform hängt jedoch von der Bereitschaft der Unternehmen ab, sich auf die neuen Anforderungen einzulassen und ihre Systeme entsprechend anzupassen. Vor allem Unternehmen, die in mehreren EU-Ländern tätig sind, werden von den neuen Standards profitieren.

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Mit diesem Modul erfüllen Unternehmen die EU-Richtlinie EN 16931 und bleiben technologisch am Puls der Zeit. Unsere Lösung sorgt dafür, dass Ihr Unternehmen den Umstieg problemlos schafft und gleichzeitig von höherer Datenqualität und optimierten Geschäftsprozessen profitiert. Schreiben Sie uns doch gerne für ein unverbindliches Beratungsgespräch.