Cloudbasiertes Fortbildungsmanagement

Fortbildungsmanagement mit Fobys

Von digitalen Prozessen profitieren

Optimieren Sie Ihre Fortbildungsangebote mit Fobys – der modernen Softwarelösung für Fortbildungsmanagement und Videokonferenzen. Speziell für Verbände, Vereine und Kammern entwickelt, bietet Fobys leistungsstarke Funktionen und maximalen Bedienkomfort.

Effizienz für Bildungsanbieter

Das Fortbildungsmanagement verfügt über einen hohen Praxisbezug und stellt in großem Umfang maßgeschneiderte Funktionen für Mitgliederorganisationen zur Verfügung. Mit automatisierten und standardisierten Prozessen entlastet das System die tägliche Arbeit bei Verwaltung, Buchung und Abrechnung von Seminaren und Lehrgängen effektiv.

Self-Services für Teilnehmer

Teilnehmer profitieren beim Auctores-Fortbildungsmanagement von der 24/7-Verfügbarkeit des kompletten Angebots wie auch von umfangreichen Self-Service-Optionen:

  • Zugriff auf alle Seminare und Lehrgänge
  • praktische Such- und Filtermöglichkeiten
  • komfortable und intuitive Buchung über ein Warenkorbsystem
  • persönlicher Account der Teilnehmer und Mitglieder
    • mit jederzeit möglicher und tagesaktueller Einsicht in gebuchte Seminare
    • Überblick über absolvierte (Fach-)Fortbildungen
    • Download-Möglichkeit von Seminarunterlagen, Rechnungen und Teilnehmerzertifikaten.

Fobys Benutzeroberfläche

Vorteile von Fobys

Cloudbasiert: einfach, flexibel, überall

Ohne aufwendige Software-Installationen oder Konfigurationen können Sie standortübergreifend auf einen Katalog von Fortbildungsveranstaltungen zugreifen und Buchungen verwalten. Einfach und von jedem Ort online zugänglich, ermöglicht Fobys eine bequeme Nutzung und Skalierung Ihrer Fortbildungsinitiativen.

Automatische Abwicklung von Seminarbuchung bis Rechnungsstellung

Automatisierte und standardisierte Prozesse für Planung, Durchführung und Abrechnung sorgen für zeitliche Entlastung und reibungslose Abläufe in der Geschäftsstelle und Sachbearbeitung.

Mehr-Mandantenfähiges System

Fobys unterstützt beliebig viele Mandanten. Dadurch können Sie Ihren Kunden mit einer Software Seminare unterschiedlicher Anbieter (Mandanten) in einem gemeinsamen Kontext anbieten und diese zentral verwalten.

Individuell anpassbar und ausbaubar

Ergänzt werden kann das System durch individuell wählbare und bei Bedarf auch auf den jeweiligen Seminarbetrieb anpassbare Module. Für Webinare bietet die Integration des Videokonferenz-Systems Visavid umfangreiche Funktionen.

Vollintegrative Seminarverwaltung mit Webanbindung

Durchgängige Verwaltung von Seminaren und Schulungen, zugänglich über eine Online-Plattform. Teilnehmer können sich online registrieren und ihre Daten und Buchungen direkt über die Plattform verwalten. Veranstalter können ihre Kurse einstellen und Materialien hochladen sowie auf die Teilnehmerlisten zugreifen.

Direkte Kundenanbindung über zentralen Kunden-Account

Fortbildungsangebote sind 24/7 für Kunden verfügbar. Umfangreiche Self-Services über den persönlichen Account der Teilnehmer/Mitglieder bieten eine maximale Entlastung. Buchungen lassen sich einfach und bequem über einen Warenkorb online durchführen.

Schnittstellen DATEV

Als Schnittstellenpartner der DATEV bietet Auctores Anbindungen an die Personenverwaltung der Berufsorganisationen, DATEV-Rechnungswesen, Zahlungs-
verkehr sowie DATEV-DMS zur automatischen Archivierung von Dokumenten an.

Dokumentenvorlagen im eigenen Design

Auswertungen, Belege, Urkunden und Nachweise werden mit anpassbarem Branding im System hinterlegt: Vom Logo, Adressblock bis hin zu eigenen Textbausteinen.

Orange Farbwolke

Ihr Schlüssel zur smarten Weiterbildung 

Mit Fobys steuern Sie den gesamten Weiterbildungsprozess effizient und komfortabel: Von der Planung über die Durchführung bis zur Abrechnung – alles in einer Plattform.

Persönliche Beratung

Fortbildungsmanagement Fobys: Module

Interessenten können sich bei bereits ausgebuchten Seminaren auf die Warteliste setzen lassen. Bei Wegfall einer Buchung können Teilnehmer auf der Warteliste nachrücken.

Erweiterung um einen Online-Shop zum zusätzlichen Verkauf von Artikeln wie Werbeartikel etc.

Zukünftige Seminare einer Reihe können bis zum Ende der letzten Veranstaltung zugebucht werden. Der Preis des Seminars verringert sich automatisch um den Preis der abgelaufenen Seminare.

Zu jeder Buchung können Fehlzeiten erfasst werden (Datum und Anzahl der Stunden), welche automatisch von den Fortbildungsstunden abgezogen werden. Eine Auflistung aller Fehlzeiten kann auf den Teilnehmerurkunden ausgegeben werden.

Es können Buchungsoptionen mit verschiedenen Mehrwertsteuer-Sätzen sowie Preisen für Mitglieder, Nichtmitglieder usw. definiert und den Seminaren zugeordnet werden. Bei der Buchung können diese Optionen dann je Teilnehmer aktiviert werden. Der Preis wird entsprechend auf den Belegen ausgegeben.

Die Stornierung eines Seminars durch den Teilnehmer ist nicht mehr möglich, sobald ein Skript oder eine andere dem Seminar zugeordnete Datei heruntergeladen wurde.

Einfache Aufteilung der Rechnungssumme nach einem angegebenen Prozentsatz auf zwei Rechnungsempfänger.

Generelle Ermöglichung einer Bezahlung per Raten.

Möglichkeit zur Ermittlung, Erstellung und Verarbeitung von Mahnungen.

Individuell konfigurierbares Bonuspunktesystem, mit dem pro Buchung Bonuspunkte gesammelt werden können. Diese können für zukünftige Buchungen als Rabatt eingesetzt werden.

Teilnehmer können zunächst anonym ins System eingebucht werden. Eine Eingabe der konkreten Daten muss nachträglich erfolgen.

Das Modul bietet die Möglichkeit der Einbindung weiterer Zahlarten wie Paypal.

Verschiedene Möglichkeiten der Automatisierung wie automatisches Zusenden der Seminarunterlagen an die Teilnehmer vor Seminarbeginn, automatische Abrechnung fälliger Seminare, automatische Erzeugung der Exportdateien für Buchhaltung und Lastschrifteinzug.

Das Modul bietet die Möglichkeit, den Zugangs-Link für Online-Seminare automatisch zu versenden, sobald dieser am Seminar hinterlegt wurde. Der Versand erfolgt zu einem definierten Zeitpunkt. Werden Buchungen nach dem ersten Versand nachträglich hinzugefügt, erhalten diese sofort den Zugangslink.

In einer eigenständigen App kann bei Präsenz-Seminaren eine Anwesenheits-Kontrolle durch das Scannen von zuvor an die Teilnehmer ausgegebenen QR-Codes erfolgen. Dadurch werden automatisch die Anwesenheit des Teilnehmers in der Seminarverwaltung bestätigt und Prozesse wie die Erstellung der Teilnehmerurkunde etc. angestoßen.

Mit diesem Modul können für alle Seminare durchzuführende Tätigkeiten (To-dos) erfasst werden. Die einzelnen To-dos können einem oder mehreren Bearbeitern zugewiesen werden, die diese dann in einer zentralen Übersicht einsehen können. Nach Durchführung können die Punkte dann als erledigt gekennzeichnet werden. Zu jedem To-do kann ein Wiedervorlagezeitpunkt eingestellt werden, an dem die Bearbeiter zusätzlich per E-Mail benachrichtigt werden, falls die Aufgabe noch nicht abgearbeitet wurde.

Video-Dateien können zentral hochgeladen und dann als eigenständiges Seminar oder als zusätzliche Video-Information bei vorhandenen Seminaren eingefügt und angeboten werden.

Durch Verknüpfung zweier Seminare (Präsenz- und Online-) kann ein Hybrid-Seminar erstellt werden. Im Angebot wird daraufhin das jeweils andere Seminar mit einem entsprechenden Hinweis versehen und automatisch verlinkt. Kunden können somit auf einfache Art ein Seminar entweder als Online- oder als Präsenzveranstaltung buchen.

Mitglieder können sich online für die Seminarverwaltung per Double-Opt-In-Verfahren registrieren und einen Account anlegen. Das System gleicht die eingegebenen Daten mit den im System importierten auf Richtigkeit ab und prüft, ob bereits ein Account vorhanden ist.

Vollständige Integration des Visavid-Videokonferenzsystems in Fobys. Automatische Erstellung von Visavid-Räumen bei Seminar-Anlage. Der Zugang zum Seminarraum ist über einen direkten Link im Kunden-Account möglich. Automatischer Versand von Benachrichtigungen und Einladungen zu festgelegten Zeitpunkten vor dem Online-Seminar. Anschließend automatischer Abgleich der Anwesenheiten und Erstellung der Teilnehmerurkunden.

Möglichkeit zur einfachen Erfassung von Neukunden bei Seminaren. Die Daten können nachträglich zur Anlage eines Kundenkontos verwendet werden.

Bewertungen können erfasst und ausgewertet werden. Als Anreiz für die Seminarbesucher zur Bewertung kann eine Belohnung mit Bonuspunkten vorgesehen werden. Die abgegebene Bewertung wird im System anonym gespeichert und kann von berechtigten Personen eingesehen werden.

Für einen Haupt-Account einer Firma können Unter-Accounts definiert werden. Somit muss das Passwort nicht weitergegeben werden und die Mitarbeiter*innen können Buchungen im Namen der Firma durchführen.

Erweiterung zur Erstellung einer Veranstaltung aus mehreren Komponenten (zum Beispiel Seminar, Abendveranstaltung etc.) für einen Hauptbucher sowie mehrere weitere Begleitpersonen. Hierbei können jeweils verschiedene Preise vergeben sowie Ehrenamtsträger berücksichtigt werden.

Mit dem Gutscheinsystem können Gutscheine für einen prozentualen bzw. absoluten Betrag oder für ein bestimmtes oder beliebiges Seminar erzeugt werden. Diese können den Kunden zugeordnet und während des Buchungsprozesses eingesetzt werden.

In der Personenverwaltung können an einer zentralen Stelle die Benutzer (Teilnehmer, Firmen, Kunden etc.) angelegt und die Schlüsselattribute verschiedener Benutzerkonten verwaltet werden. Zudem können hier Mitgliedsbeiträge hinterlegt werden.

Erfassung von variablen und fixen Kosten für ein Seminar. Das System errechnet automatisch die aktuellen Kosten des Seminars und ermittelt anhand der vorhandenen Buchungen den aktuellen Erlös, die gesamten Kosten sowie den Break-even-Point und die dafür noch benötigten Buchungen.

DATEV-Schnittstellen

Automatischer Datenabgleich Personenverwaltung

Der Abgleich der Daten mit der DATEV-Personenverwaltung wird über eine automatische Schnittstelle hergestellt. Ein Datenaustausch erfolgt nur unidirektional in Richtung des Fortbildungsmanagements.

Anbindung DATEV-DMS

Die im Fobys-Fortbildungsmanagement erstellten Dokumente werden automatisch nach entsprechender Konfiguration der Abläufe und Strukturen im DATEV-DMS abgelegt.

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